Atendimento administrativo com IA: como a Nova Freitas Imóveis simplificou processos e encantou inquilinos

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Case study em 30 segundos:

• Quem? Nova Freitas Imóveis, tradicional imobiliária do Vale do Paraíba (SP).

• Desafio? Burocracia e morosidade no WhatsApp administrativo: três números diferentes, respostas apenas em horário comercial e muito retrabalho.

• Solução? Implementar o módulo de atendimento administrativo com IA da Lais, centralizando todas as demandas em um único número 24/7.

• Resultados?

  • Tempo de resposta instantâneo, inclusive em fins de semana;

  • Equipe focada no que exige contato humano;

  • Inquilinos recebem protocolo na hora e se sentem atendidos;

“A Lais virou nossa ‘funcionária digital’. O cliente recebe protocolo na hora e a equipe já recebe tudo mastigado no sistema.” — Julia Souza, diretora de Marketing, Nova Freitas Imóveis

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O ponto de partida: três números de WhatsApp e muita burocracia

A Nova Freitas sempre prezou por atendimento próximo, mas o crescimento da carteira trouxe um efeito colateral: fragmentação de canais. Havia um número para manutenção, outro para segunda via de boleto e um terceiro para rescisão.

Na prática, isso gerava três grandes problemas:

1. Experiência confusa para o inquilino: ele precisava descobrir “qual número é o certo” antes mesmo de dizer “oi”.

2. Respostas lentas: as mensagens só eram lidas em horário comercial. Se o pedido chegasse à noite, ficava para o dia seguinte.

3. Retrabalho interno: tudo o que o cliente descrevia no chat tinha de ser copiado manualmente para o sistema de ocorrências.

Julia Souza descreve a rotina pré-IA como “uma maratona de perguntas”. Primeiro o atendente precisaria descobrir quem era o cliente, depois localizar o contrato, pedir foto do problema e só então abrir protocolo. Se o inquilino estivesse fora de casa, o envio da foto ficava para a noite, e a solução, para daqui a alguns dias.

Por que apostar no atendimento administrativo com IA?

A imobiliária já utilizava a Lais no pré-atendimento comercial desde 2023, mas a Nova Freitas provocava o time da Lais: “E o módulo ADM, quando chega?”. O motivo era claro: o maior gargalo estava na manutenção.

Além disso, a gestão de boletos consumia tempo com solicitações repetitivas de segunda via. “Precisávamos de um canal único, que automatizasse o primeiro contato e passasse a demanda já organizada para o sistema”, lembra Julia.

A implementação: IA integrada, não um software extra

Ao contrário de trocar de CRM ou implantar um ERP, integrar a Lais foi descrito como “treinar uma nova funcionária”:

1. Criação de fluxo: o time de manutenção ajudou a definir perguntas e orientações ideais (contrato, fotos, descrição).

2. Integração: a IA passou a registrar automaticamente protocolo, imóvel e contato no sistema já usado pela imobiliária.

3. Divulgação: o novo número foi impresso no manual entregue ao inquilino, comunicado por telefone e reforçado boca-a-boca.

Em um mês a Lais já atendia sozinha, com apenas ajustes finos feitos pela equipe de marketing. “Hoje revisamos por amostragem, não conversa a conversa”, conta Julia.

Resultados que aparecem na rotina e nos dados

1. Resposta imediata, qualquer hora

Inquilinos recebem mensagem da IA, orientações iniciais e protocolo em segundos, mesmo em sábado à noite.

2. Equipe menos sobrecarregada

A atendente não precisa mais copiar informações do chat para o sistema: já chegam

estruturadas. Ela foca em acionar proprietário e fornecedor.

3. Cliente mais satisfeito

A sensação de “alguém me ouviu” vem no primeiro contato. Protocolos claros reduzem ansiedade e ligações de cobrança.

4. Ganho de escala

Na fase-piloto, o módulo fez 40 atendimentos (em maio de 2025). Com a divulgação interna em junho, passou de 150, tendência de alta conforme proprietários também aderirem.

5. Dados para decisões

Cada conversa vira insight: tipo de ocorrência mais comum, tempo de resolução, horários de pico. Tudo aparece na Casa da Lais, a central de inteligência que acompanha em tempo real o funil administrativo.

Bônus: remarketing com IA que recupera 10% dos leads

A mesma infraestrutura de IA que atende o inquilino também serve à área comercial. Quinzenalmente, o time dispara campanhas de remarketing para leads arquivados.

Na prática: um cliente que pesquisou aluguel há três meses recebe uma mensagem personalizada via WhatsApp perguntando se ainda procura imóvel.

Resultado: cerca de 10% dos contatos considerados frios voltam a engajar e são encaminhados ao corretor, prontos para converter.

Lições da Nova Freitas Imóveis

1. Centralizar é aliviar: um único número evita confusão e facilita mensuração.

2. Treinamento conjunto: envolver a equipe que vive a dor (manutenção) garante melhores fluxos de conversa.

3. Monitorar no início: primeiros 30 dias são essenciais para ajustes de linguagem e regras.

4. IA não substitui, empodera: corretores recebem leads melhores; atendentes cuidam de tarefas de maior valor.

Inclusive, a imobiliária já planeja aumentar o pacote de atendimentos para acompanhar o crescimento de leads.

“A Lais não rouba o cliente do corretor. Ela entrega clientes melhores e elimina burocracia. É impossível pensar na operação sem essa IA.” — Julia Souza

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